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【デキる人は100%使ってる】仕事でよく使うExcel関数10選。仕事の5割自動化へ、コピペOK!

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いつもいやいややっているルーティン作業、めんどくさい仕事、少しでも楽にしてみませんか?

みなさんこんにちは、hsです。

賢く生きるをテーマに役立つ情報をアウトプットしています。

 

今回は仕事でよく使うExcel関数についての記事をまとめていきます。

 

Excelを使用して何気なくやられているルーティン作業や計算、いちいち電卓でやっていませんか?めんどくさくありませんか?

 

仕事でよく使う10個の関数をピックアップしましたので、皆さんの役に立てればと思います。

 

こんなことを考えている方へ
  • Excelで行う業務を少しでも効率良くしたい!早く帰りたい!
  • Excelの数式を組むのが不得意…
  • Excel関数に興味を持ち始めた!

 

と言う方のご参考になればと思います。

私が仕事で使っている実例も紹介しますので、とてもリアルな記事となっています。

 

 

 

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Excel関数とは

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Excel関数とは、Microsoft社の「Excel」と言う表計算ソフトの機能の1つです。

特定のセルとセルの数値を、足し算、引き算、掛け算、割り算を自動でしてくれたり、顧客リスト、商品リストなどのデータベースを作り、条件合う値、数値を該当するセルの値を返してくれるソフトです。

 

Excel関数で楽したい方はぜひコピペ!

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記事に掲載している関数はコピー&ペーストして皆さんの仕事の役に立てて下さい!

残業などせず、早く帰宅して余暇時間を有意義に過ごせるように!

私は早く帰れるようになった分、ブログ執筆読書、自己研鑽にあてるようにしています。

 

これからのDX、IOT時代へ向けて行動しよう!

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現在DX(デジタルトランスフォーメーション)やIoT(モノのインターネット)、RPA(ロボティクスプロセスオートメーション)の普及が進んだことで、人が今まで地道にやっていた事務作業やルーティン作業をやらなくなったり、ロボットに自動化されるなど仕事のやり方、働き方に変化がでてきています。

 

Excelなど既存の技術から派生するものも多くありますので、まずは自分の行っている作業の中から理解を深めていきたいですね。

下記のような参考書で学ぶのもオススメです!

一度でも学んでいるのといないのでは大きな差があります。

 

そうすることで、そういった新しい技術を使う側の人になることができ、唯一無二の存在になれる可能性が生まれます。

 

Excel関数は最初に入力するのが少し手間です。

 

そこを乗り越えると飛躍的に楽になり、新しいことに時間が使えます。

この良さがわかると、さらに改善できるものはないか、こうしたら良いのではないか、とPDCAを回しながら作業することができます。

 

ExcelショートカットキーWindowsショートカットキーと同様に覚えると業務効率がさらに上がります。

 

hbslivewisely.hatenablog.com

 

hbslivewisely.hatenablog.com

 

 

スプレッドシートでも関数は使えます!

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スプレッドシートでも同様に使用できる関数がありますので、ご参考までに。

hbslivewisely.hatenablog.com

 

SUM関数 数値の合計

 

=SUM(セルの範囲)

この関数は比較的お馴染みですね。

誰でも1度は使ったことはあるのではないかレベルですね!

指定したセルの数値を合計した値を返す関数です。

 

=SUM(A1:A5) 

A1からA5セルの合計の値を返す。

2つのセルの合計を出す場合は

=SUM(A1:A2)

とセルに入力すれば計算してくれますが、この場合はSUM()を省略できます。

 =A1+A2 or +A1+A2

で計算できますので簡単な計算の場合はこちらで計算したほうが早いです。

 

数式を入れる際、最初の=は+でも数式になりますので参考までに。

 

TODAY関数 今日の日付

 

=TODAY()

今日の日付を数式が入っているセルにシリアル値で返す関数です。

 

書式にはご注意ください。

数式を入れる際に(カッコ)の入力を忘れがちになります。

 

文書を作成するときなど、作成日をいちいち入れることがありますよね。

私は本当にめんどくさがりなので事前に入れておいて、いちいち入力しないようにしています。

 

IF関数 条件分岐

 

=IF(論理式,正の場合,それ以外の場合)

もしも論理式が正である場合には指定した値を、それ以外の場合は指定した値を返してくださいね。

と言った指定ができる関数です。

 

例えば

=IF(A1="","","OK")

 A1セルが空白なら空白を、それ以外はOKを返す

=IF(A1="","",A2)

 A1セルが空白なら空白を、それ以外はA2の値を返す

=IF(A1>=80,"合格","不合格")

 A1セルが80以上なら合格を、それ以外は不合格を返す

=IF(SHEET1!A1="","",SHEET1!A2)

 SHEET1のA1セルが空白なら空白を、それ以外はSHEET2のA2の値を返す

 

など論理式はシートをまたいでの指定もできますので、応用が聞いたり、他の数式と組み合わせて使用できます。

 

返す値が文字列の場合は""(ダブルクォーテーション)で囲って下さい。

 

VLOOKUP関数 値が合うもののデータを抽出

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=VLOOKUP(検索値,範囲,列番号,検索の型)

検索値がこの範囲の先頭の列と合う場合、指定した列番号の値を返す関数です。

検索の型は完全一致(FALSE、0)か近似一致(TRUE、1)を選べます。

私の場合はほとんど完全一致で使っています。

=VLOOKUP(A1,A:D,2,FALSE) 

 A1セルの値がA列中の値と完全一致した場合、A〜D列の2列目(B列)の数値を返す

私はデータベースを作成しておき、この部品を使うときに使用する部品は何かなどを調べたりするときに使っています。

VLOOKUP関数の組み合わせワザもまとめていますので、下の記事も同様に読んで頂ければと思います。

hbslivewisely.hatenablog.com

 

CONTA関数 空白でない個数を数える

 

=COUNTA(範囲)

指定したセルの範囲で空白でないものを返す関数です。

 

=COUNTA(A1:A10)

 A1〜A10のセルで空白でないセルの数を返す。

=COUNTA(A1:A10,B1〜B10)

 A1〜A10とB1〜B10のセルで空白でないセルの数を返す。

 

簡単なリストのデータ個数を集計する時などで良く使いますね。

 

 

COUNTIF、COUNTIFS関数 条件に合う値の個数を返す

 

=COUNTIF(条件,範囲)

=COUNTIFS(条件1,範囲,条件2.範囲...)

選択した範囲内で条件に合う値の個数を返す関数です。

 

Sがつくと複数条件を設定出来ます。

この関数は何かと応用が効きますので、覚えておいて損はないですね!

 

=COUNTIF("男",A1:A10)

 A1〜A10で男と入力されたセルの個数を返す。

=COUNTIFS(1,A1:A10,"男*",B1:B10)

  A1〜A10で1と入力されたセルの個数とB1:B10で男から始まる値が入力されたセルの個数を返す。

 

この物を何個買ったかなどを数えたい時に楽になりますね!

 

MIN、MAX、AVERAGE関数

 

=MIN(範囲)

=MAX(範囲)

=AVERAGE(範囲)

範囲内で最初の値、最大の値、範囲内の数値の平均値を返す関数です

データを分析する際によく使いますね。

テストの点数で一番点数が高いのは何点か、平均は何点かなど先生はよく使いそうですね。

=MIN(A1:A10) 

 A1からA10で最小の数値を返す。

=MAX(B1:B10)

 B1からB10で最大の数値を返す。

=AVERAGE(A1:A100)

 A1からA100の数値の平均値を返す。

 

 

仕事でよく使うExcel関数まとめ

 ではご紹介した、仕事でよく使うExcel関数を振り返りましょう。

振り返り
  • SUM関数
  • TODAY関数
  • IF関数
  • VLOOKUP関数
  • COUNTA関数
  • COUNTIF、COUNTIFS関数

 

今回は仕事でよく使うExcel関数を7つご紹介しました。

 

使えるExcel関数はまだまだありますし、今なお増えていっています。

 

これからも仕事でよく使うExcel関数を少しずつご紹介できればと思っています。

 

始めはとっつきにくいかもしれません。

やればやるほど効果は絶大です。

 

業務を効率化できるツールを積極的に使用して、少しでも計算を楽に、素早く、そして色々な仕事が出来る様にしていきたいですね!

 

 最後まで読んでいただきありがとうございました。

 

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